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Dokumente- und Vertragsauslöser innerhalb von Workflows

Sharjeel
January 14, 2025 3 minutes read
Documentation
  • Geschäftsbenutzer können den „Dokumente & Verträge“-Trigger verwenden, um einen Workflow auszulösen, der auf der Änderung des Status eines Dokuments basiert.
  • Dies ermöglicht es Unternehmen mit mehreren Anwendungsfällen, wie das Aktualisieren von Opportunity-Tags, das Senden von Rechnungen, das Hinzufügen von Tags zu Kontakten oder das Verwalten von Aufzeichnungen durch Aktionen wie Google Sheets/Slack, nachdem das Dokument von einem der Empfänger gesendet/unterzeichnet oder von allen Teilnehmern abgeschlossen wurde.
  • Benutzer können den Trigger basierend auf spezifischen Bedingungen filtern, wie dem Dokumentstatus, dem Wert, dem Vorlagennamen oder dem Empfängertyp.
  • Der häufigste Anwendungsfall ist das Auslösen eines Workflows basierend auf dem Dokumentstatus:
  • Gesendet – Der Workflow wird ausgelöst, wenn das Dokument als „Gesendet“ markiert wurde.
  • Gesehen – Der Workflow wird ausgelöst, wenn das Dokument von jemandem, der nicht der Geschäftsnutzer ist, der es gesendet hat, angesehen wurde.
  • Unterzeichnet/Akzeptiert – Der Workflow wird ausgelöst, wenn das Dokument von einem der Empfänger unterzeichnet wurde (nützlich bei mehreren Empfängern, wenn das Unternehmen ein Protokoll führen muss, wann jeder Empfänger das Dokument unterzeichnet hat).
  • Abgeschlossen – Der Workflow wird ausgelöst, wenn das Dokument von allen Empfängern unterzeichnet wurde, die das Dokument erhalten haben.

Ein weiterer Anwendungsfall könnte darin bestehen, einen anderen Workflow basierend auf dem Vorlagennamen auszulösen, z. B. wenn für unterschiedliche Arten von Vorlagen wie Verkaufsangebote, NDAs oder Abschlussvereinbarungen eine andere Reihenfolge von Aktionen erforderlich ist

Ein weiterer Anwendungsfall könnte darin bestehen, einen anderen Workflow basierend darauf auszulösen, ob das Dokument an den Empfänger-Kontakt oder an den Geschäftsnutzer selbst gesendet wird.

  • Geschäftsnutzer können auch If/Else-Verzweigungen basierend auf den oben genannten Bedingungen sowie Wert- oder Dokumenttyp-Kriterien erstellen, um den Workflow je nach den spezifischen Filtern zu verzweigen.

  • Benutzerdefinierte Werte werden auch für den spezifischen Kontakt verwendet, um Anwendungsfälle zu erfüllen oder benutzerdefinierte Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen oder Bedingungen zu senden.

  • Dies hilft auch beim Erstellen von Erinnerungssequenzen, falls das Dokument vom Kontakt noch nicht unterzeichnet wurde und das Unternehmen eine Erinnerung senden möchte.

 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Funktioniert der Trigger sowohl für Geschäftsnutzer als auch für Kontakte, die das Dokument unterzeichnen?

Ja, der Trigger wird für alle Ereignisse ausgelöst, wenn das Dokument vom Kontakt oder dem Geschäftsnutzer gesendet oder unterzeichnet wird.

Ist es möglich, benutzerdefinierte Werte für den Kontakt und den Nutzer in den Workflows mit diesem Trigger zu verwenden?

Ja, Unternehmen können benutzerdefinierte Werte in Workflows nutzen.

Ist es möglich, interne Benachrichtigungen oder externe E-Mails mit dem Trigger zu senden?

Ja, Geschäftsnutzer können die konfigurierten E-Mail-Vorlagen verwenden, um Benachrichtigungen bei einem Trigger-Ereignis zu versenden.

In diesem Artikel werden folgende Fragen geklärt:

  1. Wie kann ein Workflow basierend auf dem Dokumentstatus ausgelöst werden?

  2. Welche Dokumentstatus können als Trigger genutzt werden?

  3. Kann der Workflow verschiedene Aktionen basierend auf der Dokumentvorlage auslösen?

  4. Ist es möglich, benutzerdefinierte Werte innerhalb dieser Workflows zu verwenden?

  5. Können externe E-Mail-Benachrichtigungen bei bestimmten Ereignissen versendet werden?

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