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Übersicht
Sie können nun konfigurieren, welches Teammitglied einem Termin in einem Round-Robin-Kalender zugewiesen werden soll. Es gibt Optionen für die Präferenzen bei der Neuplanung und für neue Termine.
Präferenz bei der Neuplanung: Wählen Sie, wem der Termin zugewiesen werden soll, wenn ein Kontakt den Termin über das Buchungs-Widget neu plant.
Präferenz für neue Termine: Wählen Sie, ob neue Termine immer mit dem dem Kontakt zugewiesenen Benutzer gebucht werden sollen.
Termininhaber: Der Termininhaber ist der Benutzer, dem ein bestimmter Termin zugewiesen ist.
Zugewiesener Benutzer: Der zugewiesene Benutzer ist der Benutzer, der dem Kontakt zugewiesen ist, was Sie auf der Kontaktseite nachsehen können.
Präferenz bei der Neuplanung
Sie können nun festlegen, wem ein neu geplanter Termin zugewiesen werden soll, wenn ein Kontakt den Termin über das Buchungs-Widget neu plant. Sie können entweder über die Round-Robin-Planung neu zuweisen oder den gleichen Termininhaber jedes Mal beibehalten. Dadurch wird sichergestellt, dass der gleiche Benutzer dem neu geplanten Termin zugewiesen wird. Diese Einstellungen finden Sie in jedem Round-Robin-Kalender unter „Meeting-Details“ > „Teammitglieder“ > „Erweiterte Einstellungen“.
Wie es funktioniert:
Neu zuweisen durch Round Robin: Wenn Sie sich entscheiden, durch Round-Robin-Scheduling neu zuzuweisen, wird der neu terminierte Termin einem beliebigen Teammitglied basierend auf dem Round-Robin-Algorithmus zugewiesen.
Gleichen Termininhaber beibehalten: Wenn Sie die Einstellung so konfigurieren, dass der gleiche Termininhaber beibehalten wird, werden beim erneuten Terminieren eines Termins über den Reschedule-Link nur die verfügbaren Slots des ursprünglichen Termininhabers im Buchungs-Widget angezeigt.
Beispiel: Wenn Benutzer A der ursprüngliche Termininhaber war und der Kontakt den Termin neu terminiert, werden nur die verfügbaren Slots von Benutzer A zur erneuten Terminierung angezeigt.
Hinweis: Sie können die Option “Mitarbeiterauswahl erlauben” deaktivieren, um zu verhindern, dass Buchende den Mitarbeiter im Buchungs-Widget ändern.
Neue Terminpräferenz: Immer beim zugewiesenen Benutzer des Kontakts buchen Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, neue Termine mit dem dem Kontakt zugewiesenen Benutzer zu buchen, anstatt das Round-Robin-Scheduling zu verwenden. Sie können festlegen, ob der Kontakt jedes Mal mit demselben Benutzer gebucht werden soll, wenn der Kontakt einen neuen Termin vereinbart. Diese Einstellungen finden Sie in jedem Round-Robin-Kalender > Termindetails > Teammitglieder > Erweiterte Einstellungen.
Voraussetzungen:
Das Formular muss zuerst in der Reihenfolge des Buchungswidgets erscheinen. Sie können das Widget über den Tab „Formulare & Zahlungen“ neu anordnen, um diese Funktion zu nutzen.
So funktioniert es:
Wenn das Formular zuerst erscheint, füllt der Kontakt seine Informationen aus. Basierend auf der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kontakts überprüft das System, wer der zugewiesene Benutzer des Kontakts ist. Es gibt drei mögliche Szenarien:
Kein zugewiesener Benutzer: Wenn der Kontakt keinen zugewiesenen Benutzer hat, wird der Termin durch Rundlaufplanung vergeben.
Zugewiesener Benutzer nicht Teil des Kalenders: Wenn der Kontakt einen zugewiesenen Benutzer hat (z. B. Benutzer A), der nicht Teil des Kalenders ist, wird der Termin durch Rundlaufplanung unter den Teammitgliedern des Kalenders vergeben.
Zugewiesener Benutzer Teil des Kalenders: Wenn der Kontakt einen zugewiesenen Benutzer hat (z. B. Benutzer A), der Teil des Kalenders ist, werden die Slots von Benutzer A im Buchungs-Widget angezeigt, und der Termin wird mit Benutzer A gebucht.
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird jeder neue Termin durch Rundlaufplanung vergeben.
Wichtige Hinweise vor der Verwendung dieser Funktion:
Tipp 1: Sie können „Mitarbeiterauswahl erlauben“ deaktivieren, um zu verhindern, dass Buchende den Mitarbeiter im Buchungs-Widget ändern.
Tipp 2: Stellen Sie sicher, dass die Einstellungen in allen Ihren Kalendern konsistent sind, um Konflikte bei der Aktualisierung des zugewiesenen Benutzers des Kontakts zu vermeiden.
Tipp 3: Bestätigen Sie Ihre Einstellungen zur Zuweisung von Benutzern unter „Benachrichtigungen & zusätzliche Optionen“.
Einstellung 1 „Kontakte jeweils dem entsprechenden Teammitglied des Kalenders zuweisen, wenn ein Termin gebucht wird“
So funktioniert es:
Wann immer ein Termin gebucht wird, wird der zugewiesene Benutzer des Kontakts auf den Benutzer aktualisiert, der dem Termin zugewiesen ist.
Zum Beispiel, wenn der erste Termin mit Benutzer A stattfindet, wird der zugewiesene Benutzer des Kontakts auf Benutzer A aktualisiert. Wenn der zweite Termin mit Benutzer B stattfindet, wird der zugewiesene Benutzer des Kontakts auf Benutzer B aktualisiert, und so weiter.
Einstellung 2 Zuweisung des Kontakts überspringen, wenn der Kontakt bereits einen zugewiesenen Benutzer hat
So funktioniert es:
Wenn ein Kontakt bereits Benutzer A als seinen zugewiesenen Benutzer hat, stellt diese Einstellung sicher, dass der zugewiesene Benutzer des Kontakts Benutzer A bleibt, unabhängig davon, wer für nachfolgende Termine gebucht wird.
In diesem Artikel werden folgende Fragen geklärt:
Wie kann ich konfigurieren, wem ein neu geplanter Termin in einem Round-Robin-Kalender zugewiesen wird?
Was passiert, wenn der ursprünglich zugewiesene Benutzer nicht verfügbar ist?
Wie stelle ich sicher, dass neue Termine mit dem dem Kontakt zugewiesenen Benutzer gebucht werden?
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit die automatische Benutzerzuweisung funktioniert?
Wie aktualisiert sich der zugewiesene Benutzer des Kontakts bei mehreren Terminen?
